Dernière mise à jour : [septembre 2024]

Objectif et champ d’application

CDL Laboratoires (“CDL“, l’”Entreprise”, “Nous” ou “Nous”), opérant sous l’entreprise mère ELNA Médical Group Inc. (“ELNA“, l’”Entreprise“, “Nous” ou “Nous”) s’engage à respecter les normes les plus strictes en matière de confidentialité et de protection des données et des informations personnelles dont nous avons la charge. Nous reconnaissons notre rôle de gestionnaire de confiance dans la collecte et la gestion d’informations sensibles. Nous valorisons le droit à une transparence totale dans la manière dont nous traitons les données et nous nous engageons à intégrer la protection de la vie privée dans tous les aspects de nos services et de nos systèmes.

Dans la présente politique, nous expliquons comment nous collectons, utilisons, divulguons et protégeons les informations, en veillant à ce que vous soyez pleinement informé de vos droits et des mesures que nous prenons pour garantir la confidentialité et la sécurité de vos informations. Les principes énoncés dans la présente politique s’appliquent tout au long de votre relation avec nous.

Que ce soit en accédant à ce site Web, en utilisant l’application mobile d’ELNA, en nous soumettant des renseignements personnels de quelque nature que ce soit, en discutant de vos soins et de votre traitement avec notre équipe médicale ou en utilisant les services fournis par CDL, vous pouvez être assuré que vos renseignements personnels sont traités avec la protection adéquate accordée par la loi canadienne, la législation provinciale et la présente politique. CDL s’assure en outre que tous ses partenaires commerciaux, tiers affiliés et filiales savent qu’ils ont l’obligation d’agir conformément à la présente politique ou à d’autres politiques pertinentes de CDL. La CDL encourage l’examen de toutes les politiques et procédures de confidentialité des sociétés affiliées et filiales de la CDL, ainsi que des normes relatives aux sites Web, aux téléphones mobiles et aux services d’informatique en nuage.

En accédant au site web, en l’utilisant ou en nous communiquant vos informations personnelles ou vos informations de santé personnelles par l’intermédiaire de nos services, vous indiquez que vous comprenez, acceptez et consentez aux pratiques en matière de protection de la vie privée décrites dans la présente politique.

Législation applicable

Cette politique est élaborée conformément aux modifications apportées par la loi 25 du gouvernement du Québec à la loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels et à la Loi sur l’échange de certains renseignements médicaux, et en prévision des exigences du projet de loi 3, loi sur les renseignements de santé et de services sociaux et modifiant diverses dispositions législatives.

Le langage et le processus d’établissement de rapports ont toutefois été rédigés en tenant compte des obligations nationales d’ELNA en matière de protection de la vie privée. Les autorités législatives de cette politique peuvent s’étendre à la Loi de 2000 sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du gouvernement du Canada, à la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé du gouvernement de l’Ontario et à la Loi de 2000 sur l’information sur la santé du gouvernement de l’Alberta.

Définitions

Informations personnelles

Les informations personnelles sont toutes les informations qui se rapportent à une personne physique et qui permettent de l’identifier. Toutes les informations personnelles sont considérées comme des informations confidentielles et doivent être traitées conformément à la législation en vigueur.

Informations personnelles sur la santé

Les informations personnelles sur la santé sont une forme de renseignements personnels et comprennent toutes les informations relatives à l’enregistrement, au diagnostic, au traitement, aux services de santé et aux soins, obtenues sous quelque forme que ce soit (orale ou enregistrée) et permettant d’identifier directement ou indirectement une personne, qu’elle soit vivante ou décédée. Les informations personnelles sur la santé sont des informations hautement confidentielles et peuvent inclure, sans s’y limiter, les éléments suivants

• Toute information relative à la santé physique ou mentale de l’individu, y compris les antécédents médicaux de sa famille.
• Toute information personnelle contenue dans un dossier contenant des informations sur la santé est considérée comme une information personnelle sur la santé.
• Les dossiers, sous quelque forme que ce soit, relatifs à tout aspect d’un programme de services de santé pour l’individu.
• Tout matériel, biologique ou autre, prélevé sur l’individu.
• Les identifiants individuels, y compris le numéro de carte de santé, la couverture des paiements ou les décideurs de substitution.

Cycle de vie de l’information

Le cycle de vie des informations (“cycle de vie”) fait référence à tout aspect de la collecte, de l’utilisation, du stockage, de la conservation, du transfert, de la divulgation, de l’exactitude, de la correction, de l’élimination ou de la destruction des informations à caractère personnel et des informations de santé à caractère personnel.

Informations agrégées / dépersonnalisées / anonymisées

On parle d’informations “agrégées” lorsque vos informations sont regroupées avec une collection d’autres informations suffisamment importante pour qu’il soit virtuellement impossible de vous identifier. Les données agrégées sont communément appelées données statistiques.

Les informations sont “dépersonnalisées” si elles ne permettent plus d’identifier directement la personne concernée.

Les informations sont “anonymisées” si, à tout moment, il est raisonnablement prévisible dans les circonstances qu’elles ne permettent plus, de manière irréversible, d’identifier la personne directement ou indirectement. Dans le cas des données dépersonnalisées/anonymisées, des mesures doivent être prises pour suivre les meilleures pratiques et prendre des mesures raisonnables pour garantir qu’aucune réidentification n’a lieu.

Profilage

Le “profilage” est l’utilisation de technologies permettant d’identifier, de localiser ou de profiler une personne. On entend par “profilage” la collecte et l’utilisation de données à caractère personnel pour évaluer certaines caractéristiques d’une personne physique, notamment dans le but d’analyser ses performances professionnelles, sa situation économique, sa santé, ses préférences personnelles, ses centres d’intérêt ou son comportement.

Règles et lignes directrices

1. Collecte et consentement

CDL ne peut collecter, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels et vos renseignements médicaux personnels qu’avec votre consentement. La CDL doit veiller à ce que le consentement que vous donnez soit clair, libre et éclairé, et qu’il soit donné à des fins spécifiques. Les fins spécifiques sont celles qui sont nécessaires à la CDL pour remplir sa mission, mener à bien ses activités, vous fournir des services ou créer de nouveaux programmes. Votre consentement doit être demandé pour chaque finalité spécifique et présenté dans un langage simple et clair. Le consentement n’est valable que pour la durée nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels il a été demandé.

Votre consentement peut être obtenu, sous réserve des exigences législatives, de manière implicite ou explicite. Il existe des exceptions où le consentement n’est pas nécessaire. CDL fera preuve de transparence et vous expliquera pourquoi une telle exception peut être invoquée. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales et contractuelles et d’un préavis raisonnable.

La présente politique s’applique aux informations que nous recueillons, utilisons ou divulguons au sujet de nos clients, visiteurs et utilisateurs du site web, comme suit :

• Sur le site web, y compris lorsque vous interagissez avec nous par le biais de formulaires d’inscription ou de réservation, et de formulaires d’inscription à la lettre d’information ;
• par le biais de services de soins virtuels tels que ceux énumérés sous l’onglet “Services” du site web;
• Sur le portail des patients ;
• Dans les courriels, les textes et autres messages électroniques échangés entre vous et CDL ;
• Lorsque vous choisissez de participer à des activités liées au site web, telles que les forums de discussion, les enquêtes, l’abonnement à notre bulletin d’information et les documents marketing ou promotionnels, vous comprenez que vous n’êtes pas obligé de nous fournir des informations personnelles ; cependant, cela peut limiter votre capacité à utiliser certaines fonctions ou à nous demander certains services ou informations ; et
• orsque vous interagissez avec nos publicités et applications sur des sites web et services tiers, si ces applications ou publicités comportent des liens vers la présente politique.

Il est entendu que la présente politique ne s’applique pas dans les cas suivants :

• Lorsque vous utilisez nos services de soins virtuels et que vous fournissez des informations personnelles, y compris des informations personnelles sur la santé, nous vous demanderons votre consentement explicite pour collecter, utiliser et divulguer ces informations dans le but de vous donner accès à ces services.
• Votre utilisation de nos services de soins virtuels est soumise aux conditions d’utilisation et à la politique de confidentialité de la plateforme ou du site web vers lequel vous pouvez être redirigé. Nous vous encourageons à lire attentivement les conditions d’utilisation et la politique de confidentialité de chaque plateforme avant de l’utiliser ou de vous y inscrire ; et
• Lorsque vous créez un compte patient sous l’onglet “Portail patient” de notre site Web, vous êtes dirigé vers nos fournisseurs de dossiers médicaux électroniques de confiance dont les politiques de confidentialité ont été vérifiées par CDL afin de s’assurer que les politiques du fournisseur que vous acceptez sont substantiellement similaires, mais non soumises, à la présente politique de confidentialité ou à d’autres politiques de CDL.
• Lorsque vous cliquez sur une icône ou un lien sur notre site web tel que “→”, vous serez redirigé vers des sites externes. Les sites externes qui ne sont pas représentés dans l’acception de notre “site web” au sens de la présente politique sont responsables de leur propre politique de protection de la vie privée. Lorsque vous êtes redirigé à partir de notre site web, la présente politique de confidentialité n’est pas en vigueur.

2. Informations que nous recueillons à votre sujet

Lorsque vous utilisez nos services ou notre site web, nous pouvons recueillir des informations personnelles vous concernant directement auprès de vous, y compris, mais sans s’y limiter, dans le cadre d’enquêtes, de requêtes de recherche ou de formulaires à remplir que vous soumettez sur le site web, ou lorsque vous communiquez avec nous par quelque moyen que ce soit.

Les informations personnelles qui peuvent être collectées à votre sujet sont les suivantes :

• Identifiants, tels que le nom, les initiales et la date de naissance ;
• Les informations de contact, telles que votre adresse électronique, votre numéro de téléphone ou votre adresse résidentielle ;
• Des informations démographiques, y compris votre sexe et votre âge ;
• Les informations de paiement, telles que les numéros de compte bancaire, les cartes de crédit, etc ;
• Vos centres d’intérêt pour nos activités ;
• les informations accessibles au public, y compris les informations personnelles figurant dans une publication telle qu’un magazine ou un journal, lorsque cette collecte est autorisée par la loi ;
• les informations personnelles sur la santé, telles que définies dans la présente politique, comme vos dossiers médicaux, vos antécédents médicaux personnels et familiaux, les informations relatives aux cartes de santé, les informations relatives aux paiements, les informations relatives à l’assurance maladie, les dossiers de vos visites à l’entreprise et les soins que vous avez reçus ; et
• Les informations relatives à la candidature, si vous décidez de postuler à un poste au sein de l’entreprise, y compris les informations contenues dans votre curriculum vitae et votre lettre de motivation ainsi que toute information que vous décidez de partager avec nous dans le cadre du processus de candidature ;

En outre, nous obtenons automatiquement certaines informations vous concernant lorsque vous vous inscrivez pour utiliser notre Wi-Fi ou que vous utilisez notre site web, par le biais de technologies automatisées, y compris des cookies ou d’autres technologies de suivi déployées par nos annonceurs tiers. Ces informations sont les suivantes

• Informations techniques telles que les informations de connexion, le matériel et les logiciels que vous utilisez pour interagir avec notre site web, les identifiants d’appareil, la langue, les informations relatives à votre réseau mobile, les paramètres que vous utilisez sur notre site web, l’emplacement de votre réseau, votre adresse IP et votre emplacement ; et
• Informations sur l’utilisation du site web, telles que les recherches effectuées sur le site web, les services que vous choisissez, les liens consultés, la page de référence, les pages visitées et le temps passé sur chaque page ;

Lorsque CDL recueille vos informations personnelles, vous serez informé de ce qui suit

• Les finalités, les moyens et le droit d’accès ou de rectification des informations collectées ; et
• Vos droits relatifs au retrait de vos informations personnelles.

et vous avez le droit de demander

• Les informations personnelles que nous avons recueillies à votre sujet ; et
• Les catégories de personnes qui ont accès à vos données personnelles.

Les informations que nous recueillons automatiquement sont utilisées pour nous aider à améliorer notre site web et à fournir des services de meilleure qualité et plus personnalisés dans l’ensemble de l’écosystème ELNA. Nos produits technologiques sont soumis à la politique de confidentialité de CDL et nous veillons à ce que les paramètres de ces produits offrent par défaut le plus haut niveau de confidentialité.

Les renseignements recueillis dans la province de Québec peuvent être conservés, communiqués ou utilisés à l’extérieur de la province de Québec. La collecte de renseignements au Québec qui sont par la suite détenus, communiqués ou utilisés à l’extérieur du Québec par des partenaires commerciaux de CDL, des tiers affiliés et des filiales est assujettie à des évaluations obligatoires des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP).

Chaque ÉFVP évaluera si l’information recevra une ” protection adéquate ” par rapport à celle qu’elle recevrait si les données étaient conservées au Québec. Si, à la suite de cette vérification, CDL n’est pas convaincue que la norme de protection adéquate est respectée, elle doit refuser de divulguer l’information.

3. Comment nous utilisons vos informations

Nous pouvons utiliser vos informations personnelles aux fins suivantes :

• Communication. Nous utilisons vos identifiants et vos coordonnées pour communiquer avec vous, notamment pour vous avertir de vos prochains rendez-vous, vous fournir les informations que vous nous demandez, vous informer des modifications apportées à notre site web ou à nos services, ou vous tenir au courant des activités de l’entreprise. Nous utilisons également des informations démographiques agrégées pour nous aider à communiquer plus efficacement ;
• Traitement des paiements. Nous utilisons vos informations de paiement pour traiter le paiement de votre traitement et de vos soins virtuels ;
• Présentation du site web. Nous utilisons des informations techniques pour vous présenter le site web et son contenu, y compris les fonctions interactives, les questionnaires, les médias sociaux ou des fonctions similaires du site web ;
• Fournir des soins et des services. Nous utilisons vos informations personnelles pour fournir des soins virtuels et des services administratifs ;
• Amélioration de notre site Web. Nous pouvons utiliser les informations relatives à l’utilisation de votre site web pour améliorer notre site web ou nos services
• Amélioration de nos services. Nous pouvons utiliser vos identifiants, vos informations démographiques et vos centres d’intérêt pour améliorer notre marketing ou nos relations et expériences avec les clients
• Analyse. Nous pouvons utiliser vos informations personnelles à des fins d’analyse interne pour contribuer à la mise en œuvre de la vision stratégique d’ELNA et de CDL, qui consiste à créer un écosystème de soins intégrés sans faille pour nos clients.
• Recherche. Nous pouvons utiliser vos informations personnelles pour générer des données dépersonnalisées, agrégées ou anonymes. Le processus de dépersonnalisation/anonymisation sera mené conformément aux meilleures pratiques reconnues par l’industrie afin de minimiser tout risque de ré-identification. Nous pouvons ensuite utiliser et divulguer ces données dépersonnalisées ou anonymisées à des fins de recherche, pour des activités visant à améliorer la qualité des soins ou pour évaluer nos services, dans la mesure où les lois applicables le permettent et dans le respect des lois applicables en matière de protection de la vie privée. Nous pouvons également solliciter votre intérêt et votre consentement pour participer à des projets et activités de recherche ;
• Utilisation stratégique des données. Nous pouvons utiliser vos informations personnelles pour générer des données agrégées, dépersonnalisées ou anonymisées. Le processus de dépersonnalisation ou d’anonymisation sera mené conformément aux meilleures pratiques reconnues par l’industrie dans le but d’éliminer le risque de ré-identification. Nous pouvons ensuite utiliser, en interne ou avec des tiers, ces données transformées pour soutenir l’expansion et l’amélioration des initiatives de télésanté ou de santé numérique, pour affiner les services que CDL vous offre, ou pour contribuer au développement et à l’expansion de l’application éthique, responsable et fondée sur des données probantes des technologies d’intelligence artificielle dans le domaine des soins de santé.
• Lorsque la loi le permet ou l’exige. Nous pouvons utiliser vos informations personnelles pour répondre à des exigences légales, exercer et faire respecter nos droits, remplir d’autres objectifs autorisés ou requis par la loi.

CDL vous informera de toute utilisation de vos données personnelles qui rendrait une décision concernant vos soins ou services exclusivement basée sur le traitement automatisé de l’information. Vous avez le droit de présenter des observations sur la décision de traitement automatisé.

4. Partage de vos informations

Vos informations personnelles ou vos informations de santé personnelles peuvent être divulguées aux médecins, aux professionnels de la santé et au personnel directement impliqué dans vos soins de santé avec votre consentement. En outre, la société peut divulguer vos informations personnelles dans les circonstances suivantes :

• aux prestataires de services de recouvrement des paiements, lorsque cela est nécessaire pour établir et recouvrer les paiements ;
• Détecter, prévenir ou traiter la fraude, la sécurité ou les problèmes techniques ;
• Faciliter une fusion, une acquisition, une réorganisation ou une vente de la totalité ou d’une partie des actifs de la société ;
• lorsque vous avez expressément consenti à la divulgation ;
• Lorsque vos IP ou PHI sont entièrement transformées en données anonymes et ne sont plus considérées comme des informations personnelles ; ou
• si la loi l’exige ou l’autorise à le faire sans votre consentement.

Nous pouvons également engager certains prestataires de services ou agents tiers pour nous fournir des services, y compris des services de technologie de l’information. Dans la mesure où ces prestataires de services ont accès à vos informations personnelles, nous les obligeons à protéger vos informations personnelles à un niveau de sécurité similaire à celui que nous offrons.

Résidents du Québec : Avant de partager vos renseignements personnels à l’extérieur du Québec, CDL est tenue d’effectuer une évaluation des incidences sur la vie privée afin de s’assurer que vos renseignements recevront une protection adéquate dans la province ou l’État où les renseignements seront partagés.

Tous les clients de CDL peuvent contacter notre responsable de la protection de la vie privée aux coordonnées [indiquées ci-dessous] [lien hypertexte vers l'article 10] afin d’obtenir des informations écrites sur nos politiques et pratiques concernant les fournisseurs de services et les sociétés affiliées à l’extérieur du Canada, ou pour poser des questions sur l’utilisation, la divulgation ou le stockage de renseignements personnels par ces fournisseurs de services et ces sociétés affiliées à l’extérieur du Canada.

5. Sécurisation de vos données personnelles

CDL a la responsabilité éthique et juridique de garantir le traitement, la protection, l’utilisation, la conservation, l’élimination et la sauvegarde adéquats de toutes les informations personnelles et de toutes les informations de santé personnelles dont elle a la garde. Le programme de gouvernance de la CDL en matière de protection de la vie privée établit un cadre de responsabilité englobant l’ensemble du cycle de vie des données collectées par la CDL.

Nous avons également mis en place des mesures de protection physiques, techniques, organisationnelles et administratives appropriées pour protéger les informations personnelles que nous recueillons auprès de nos utilisateurs ou à leur sujet, telles que le contrôle d’accès aux locaux et la sécurité des postes de travail. En outre, notre système d’information sur les patients utilise des mots de passe et des pare-feu pour empêcher tout accès inapproprié, nos comptes sur le portail des patients sont protégés par un mot de passe et les informations sensibles sont sécurisées, chaque fois que cela est possible ou pratique, par des technologies de cryptage. La CDL surveille, enregistre, notifie les autorités compétentes et met tout en œuvre pour rectifier toute compromission d’informations suspectée ou découverte. Nous procédons à des évaluations de l’impact sur la vie privée, lorsque la loi l’exige, pour les nouveaux projets et partenariats.

Vous comprenez qu’aucune méthode de communication de renseignements personnels, en personne ou par voie technologique, ne peut être garantie comme étant sûre à 100 %. Toutefois, les mesures de protection du système d’information de CDL sont structurées en fonction du principe de la protection de la vie privée dès la conception, afin de garantir que nous avons pris toutes les mesures adéquates et raisonnables pour protéger vos renseignements personnels .

Si vous avez des questions concernant la sécurité ou si vous avez des raisons de penser que votre interaction avec nous n’est plus sûre, nous vous encourageons à nous en informer immédiatement en utilisant les coordonnées ci-dessous.

6. Rétention

Nous conserverons vos informations personnelles pour satisfaire à nos obligations contractuelles et de soins à votre égard, pendant que tout compte que vous activez sur le site web ou par son intermédiaire est opérationnel, et pendant la durée nécessaire pour nous conformer à nos obligations légales et éthiques, résoudre les litiges et faire respecter nos accords. Nous conservons les informations personnelles sur la santé au moins pendant la période de conservation minimale exigée par les organismes provinciaux de réglementation médicale. Lorsque les objectifs de la collecte de vos renseignements personnels sont atteints, ceux-ci sont détruits en toute sécurité, rendus anonymes de façon permanente ou dépersonnalisés, comme l’exigent ou le permettent les lois applicables en matière de protection de la vie privée.

7. Exercice de vos droits en matière de protection des données

Droits d’accès et de rectification

Vous avez le droit de connaître l’existence des informations personnelles que nous détenons à votre sujet, le droit que ces informations vous soient communiquées dans un format structuré et intelligible, le droit de contester l’exactitude des informations vous concernant et le droit de faire rectifier les inexactitudes.

Veuillez nous contacter aux coordonnées ci-dessous (10. Contactez-nous) pour demander l’accès à vos informations personnelles ou modifier vos préférences.

Nous demanderons des documents pour confirmer votre identité avant de vous donner accès aux informations personnelles, et il se peut que nous n’accordions pas l’accès dans toutes les circonstances (par exemple, lorsque l’octroi de l’accès risquerait de révéler les informations personnelles d’une autre partie et que le dossier n’est pas divisible). Si les informations personnelles sont de nature médicale sensible, nous pouvons accorder l’accès par l’intermédiaire d’un médecin. Si vous avez fait une demande et que vous n’êtes pas satisfait de notre décision, vous pouvez déposer une plainte officielle auprès du commissaire à la protection de la vie privée de votre pays, qui pourrait être en mesure de revoir notre décision.

Retrait du consentement

Lorsque vous nous avez donné votre consentement pour le traitement de vos informations personnelles, vous pouvez avoir le droit légal de retirer votre consentement, sous réserve d’un préavis raisonnable et de certaines restrictions. Certaines informations personnelles relatives à la santé ne peuvent être retirées car elles sont essentielles à la fourniture de services de soins.

Pour retirer votre consentement, le cas échéant, contactez-nous à nos coordonnées ci-dessous. Veuillez noter que si vous retirez votre consentement, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de vous fournir un produit ou un service particulier. Nous vous expliquerons l’impact de cette décision à ce moment-là pour vous aider à prendre votre décision.

Ne pas suivre

Certains navigateurs web disposent d’une fonction “Do Not Track” (ne pas suivre). Cette fonction vous permet d’indiquer aux sites web que vous visitez que vous ne souhaitez pas que votre activité en ligne soit suivie au fil du temps et entre les sites web. Ces fonctions ne sont pas encore uniformes dans tous les navigateurs. Le site web n’est pas actuellement configuré pour répondre à ces signaux.

Autres droits

En fonction de votre juridiction, vous pouvez également disposer d’autres droits, que vous pouvez exercer en contactant les coordonnées pertinentes indiquées ci-dessous. Ces droits peuvent inclure

• Le droit de déposer une plainte auprès de nous ;
• Le droit de déposer une plainte auprès d’un commissaire à la protection de la vie privée ;
• Le droit de demander la suppression de vos informations personnelles ;
• le droit de refuser les communications marketing ; et
• Le droit de demander une copie portable de vos informations personnelles.